【商用英文】會議紀錄英文怎麼寫?四個要點教你下筆!

 

【商用英文】會議紀錄英文怎麼寫?四個要點教你下筆!

 

你有被老闆叫去跟外國客戶開會過嗎?

在寫英文會議紀錄時,發現自己的英文不好,沒辦法寫出很有邏輯的英文會議紀錄嗎?

今天小編要教大家四個技巧,讓你可以輕鬆完成英文會議紀錄喔!

↓快速瀏覽 會議記錄英文技巧↓

討論事項/主題

決議

負責事項認列

列點式紀錄

 

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在開始會議記錄英文之前,要先學會會議紀錄的英文用法是 meeting minutes minutes of meeting

但是很多外國人會直接用 minutes 來代替整個句子,當外國人說 Do you take minutes, please? 就是請你幫忙寫會議紀錄的意思喔!(不要傻傻地以為人家要約你XD)。
 

如何做好會議記錄英文的重點在於,整理出一個正確的「格式」(format),

再依照順序把內容填入,就可以在短時間內(開會時間內),有條理地整理出會議記錄英文囉!

 

 第一步驟:記錄會上討論的事項與主題 discussion/topics

discussion/topics:討論主題。如果會議情況是以報告工作事項為主,就可以用 announcements (報告事項)。

*會議記錄內容並不需用完整英文句子,以簡明扼要為主

在記錄討論事項、主題或工作事項報告的時候,記得只要把結果寫出來就好,而且要盡量簡單明瞭。切忌寫了一大串內容,但都沒有重點。

 

 

 第二步驟:決議 resolution

注意,通過的決議固定說法是resolution,這個字和「決心」有關,比較不推薦使用 conclusion或decision。

以下提供兩種範例寫法:

Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 9/11.
(員工需在週五前繳交報告。準備9/11的記者會。)

After discussion, members agreed.
(討論後,全體出席者同意。)

 


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 第三步驟:列出誰應該負責哪一件事 (actions by whom)

在決議通過後,會決定出誰負責哪個工作事項,這時候會記錄下來誰負責哪件事。

一般來說會使用 actions by whom.

這個段落也是記得,外國人在書信、紀錄等等書面的東西上都要求簡單扼要,不需要太多的贅詞和形容詞。只要把結果記錄下來就可以了。

 

 

 第四步驟:列點式記錄 (bullet points)

內容需簡潔而清楚,不必寫完整的句子

1、Date:(開會)日期

2、scheduled starting time:預計開始時間

3、actual starting time:實際開始時間

4、meeting end time:會議結束時間

5、place:地點

6、minutes taker:會議紀錄,用note taker也可以,而不是recorder,recorder是錄音機或錄音師。

7、present:出席者,或是用members in attendance、attendee也可以。

8、apologies:無法出席或者請假者。也可以說Absent with apologies或用regrets,但不要說"take leave"(請假)。

10、resolution:(針對上述討論主題)通過的決議

11、date of next meeting:下次會議日

 

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 小編總結:

看完這篇的你,應該都能掌握英文會議記錄的技巧了吧!

英文會議紀錄的技巧雖然可以臨陣磨槍,讓你能拿出不算太差的表現,但真正的英文實力還是要從基礎開始培養喔!

 

 

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